AI
提案書作成をAIで効率化｜営業フロー全体でムダをなくす考え方を解説
提案書の作成に、毎回数時間を取られていませんか？
案件が増えるほど負担は膨らみ、担当者によって仕上がりにばらつきが出ることもあります。
AIを使えば効率化できますが、進め方を誤ると、かえって手間が増えることもあります。
この記事では、提案書作成をAIで効率化できる範囲と、営業フロー全体でムダをなくす考え方を解説します。
⭐ 本記事は、ZAQRO-BACCA株式会社がご提供するAI執筆ツールで作成したものを編集・加筆しています。
目次
提案書作成をAIで効率化できる範囲
提案書作成でAIを活用する場合、どの部分にAIを使えるのかを把握することが出発点です。
ここでは、提案書作成の工程と、AIと人の役割分担を解説します。
提案書作成を構成する工程
提案書の作成は、顧客の課題整理、構成設計、文章作成、図表やデザインの調整といった工程に分かれています。
これらは独立しているようで、実際にはつながっています。整理した課題をもとに構成を組み、その構成に沿って文章を書き、図表へ落とし込む。前の工程の情報が、次の工程の土台になります。
AIはこの各工程で活用できますが、どのツールを入れるべきかという手段から入ってしまう方が少なくありません。
まずは工程単位で分解し、どこを効率化できるかを見極めることが第一歩です。
AIが得意な作業と人が担う判断
AIには得意な作業とそうでない作業があり、この線引きを理解すると導入後のギャップを防げます。
情報の収集や整理、文章のたたき台づくりはAIが得意なため、公開情報の要約や課題整理のドラフト、提案文の初稿は、大幅に時間を短縮できます。
一方で、提案の方向性や訴求の決め方、顧客ごとの最終調整は人が担います。
気をつけたいのは、ツールを一つ入れれば提案書作成のすべてが自動化されると考えてしまうケースです。
AIは各工程を支える存在であり、工程をどうつなぎ判断するかは人が設計する。この役割分担が重要です。
提案書作成をAIで効率化する際によくある失敗
AIを取り入れても、進め方を誤ると効率化につながりません。
ここでは、提案書作成の効率化でつまずきやすい3つのパターンをご紹介します。
工程ごとにツールが増え情報が分断される
工程を効率化しようとすると、課題整理はこのツール、資料作成は別のツールと、工程ごとに専用ツールを入れたくなります。
実際にご相談をいただく際も、話題のツールを都度導入し、気づけばツールが乱立しているケースは少なくありません。
この状態では、あるツールで集めた情報を別のツールへ手作業で移す必要が生じ、同じ企業情報を何度も入力し直し、探す手間そのものが増えてしまいます。
効率化のために入れたツールが、つなぎ目で新たな手間を生む。これが最初の落とし穴です。
提案書だけ効率化しつなぎ目が手作業で残る
もう一つの失敗は、提案書作成だけが速くなり、全体では時短につながらないことです。
提案書の作成は効率化できても、その前のヒアリングや企業調査から情報を渡す部分が手作業のままだと、手戻りが発生します。結果として、削ったはずの時間がつなぎ目で相殺されます。
部分的に速くなっても、流れ全体が速くなるとは限りません。効率化は工程単体ではなく、流れ全体で考える必要があります。
営業ツールを個別に導入する弊害と一本化のメリットについては、別記事でも詳しく解説しています。
速さを優先し個別性の薄い提案を量産する
作る速さばかりを追うと、どの顧客にも当てはまる使い回しの提案になりがちです。
AIが生成する文章は、そのままだと「御社の課題は人手不足と業務効率化です」のように、多くの企業に当てはまる内容になりやすい傾向があり、とくに競争の激しい場面では、こうした画一的な提案は差別化を損ないます。
初稿ができたあとに、提案先ならではの内容になっているかを確認する工程が欠かせません。速さと質は、どちらかを捨てるものではなく両立させるものです。
提案書作成のAI効率化を営業フロー全体へ広げるメリット
工程の分断が失敗を生むなら、その逆に流れ全体をつなぐとどうなるのでしょうか。
ここでは、一本化することによって得られるメリットをご紹介します。
1
再入力が減る
前工程の情報が次の工程へそのまま引き継がれ、同じ情報を何度も入れ直す手間が消えます。
2
属人化を防げる
ヒアリング項目と評価軸が揃うため、誰が担当しても一定の品質で提案を進められます。
3
根拠を保てる
課題整理から提案、見積もりまでが連動し、それぞれの根拠を保ったまま進められます。
前工程の情報が引き継がれ再入力が減る
営業先を探し、企業を調べ、顧客に聞き、提案するという流れが一本でつながると、一度入力した情報が次の工程へそのまま流れます。
このフローを構築することができれば、集めた企業情報が調査へ、調査内容が提案へと自動的に引き継がれ、同じ情報を何度も入れ直す必要がなくなります。
また、転記の手間が減ることで、入力ミスや情報の食い違いも起こりにくくなります。つなぎ目の作業が消えることで、提案書作成までの準備全体が短縮されます。
ヒアリングと評価軸が揃い属人化を防げる
情報が一本の流れでつながると、ヒアリング項目や評価の基準を全体で統一しやすくなります。
企業調査の粒度やヒアリング項目が担当者ごとにばらつくと、提案に必要な情報が揃わないことがあります。
聞く内容が標準化され、評価軸が揃っていれば、誰が担当しても一定の品質で提案候補を絞り込めます。
担当者の経験や勘に依存しない仕組みが整うことで、チームの誰が対応しても同じ水準で提案を進められます。
提案から見積もりまで根拠を保って進められる
流れがつながっていれば、顧客の課題整理から提案、見積もりまでが連動し、それぞれの根拠を保ったまま進められます。
ヒアリングで得た課題が提案に反映され、その提案内容が見積もりのスコープへつながります。
金額が何をもとに算出されたのかが明確になるため、顧客への説明もしやすくなります。
工程が分断されていると提案と見積もりの根拠がずれてしまいますが、流れがつながっていればこのずれを防げます。
提案の質と見積もりの説得力は、そこに至るまでの情報がどれだけ引き継がれているかに左右されます。
提案書作成を営業フロー全体で効率化するAXION
ここまでの一本化の考え方を実際の形にしたのが、ZAQRO-BACCA（ザクロバッカ）株式会社とクオン株式会社が共同開発した「AXION」です。
AXIONが、なぜ営業先収集から見積もりまでを一つの流れにできるのか。その理由をご紹介します。
営業先収集から企業調査までを一元管理
AXIONは、営業先の収集と企業調査を同じ場所で管理できます。
条件に沿って営業先の候補企業を集め、表形式で整理し、集めた企業には、企業概要や公式URL、問い合わせ先、想定される課題を蓄積していきます。
収集した情報と調査した内容が同じデータとしてつながっているため、調べた内容を別の場所へ移し替える必要がありません。
探す工程と調べる工程が一元化されることにより、提案に必要な材料を一箇所に集約できます。
ヒアリングから提案書作成までをつなぐ
AXIONは、顧客へのヒアリングで得た情報を、そのまま提案づくりへ活かせる設計になっています。
顧客別のヒアリングURLを発行でき、顧客はログインなしで回答できます。
また、集まった回答は顧客や案件に紐づけて管理され、その情報をもとに施策のアイデア生成、施策の評価、提案書のドラフト作成まで進められます。
聞いた内容が提案の土台へ直接つながるため、ヒアリングと提案のあいだで情報が途切れることなく、顧客の課題に沿った提案を組み立てやすくなります。
見積もりは根拠をもって計算できる
見積もりについては、金額の妥当性を保てる設計になっています。
AIが担うのは文章の補助やスコープの整理であり、金額そのものは工数や単価といった設定値から計算します。
「見積金額もAIが決めてしまうのでは？」と不安に思われる方もいらっしゃいますが、判断の軸は人が設定した数値にあるため、根拠を明確に説明できます。
AXIONは、単発のAIチャットではなく、顧客、営業先、ヒアリング、案件、提案書、見積書を業務データとしてつなげるAI業務プラットフォームです。
営業先収集から見積もりまでを一つの流れにまとめることで、工程の分断によって生まれる手間や属人化を抑えられます。
提案書作成を含めて営業フロー全体を効率化したいとお考えの場合は、まずはお気軽にご相談ください。
AIによる提案書作成でよくある質問
最後に、AIで提案書作成を効率化する際に、よく寄せられる質問にお答えします。
Q. AIに任せると提案の質は落ちますか？
A. AIが担うのは情報整理やたたき台づくりまでで、最終的な訴求や調整は人が行います。
初稿ができたあとに、提案先ならではの内容になっているかを確認する工程を挟めば、質を保てます。
得意な作業をAIに任せ、判断を人が担う使い分けが前提になります。
Q. どのツールから始めればよいですか？
A. ツール選びの前に、まず自社のフローのどこが途切れているかを見渡すことをおすすめします。
手段から入ると、工程ごとにツールが増えてつなぎ目に手作業が残りがちです。
流れのどこに手間が生じているかを見極めたうえで、その流れに合うものを選ぶほうが遠回りに見えて近道になります。
Q. 顧客はログインが必要ですか？
A. AXIONの顧客別ヒアリングフォームは、発行されたURLからログインなしで回答できます。
顧客側にアカウント登録などの手間が生じないため、回答のハードルを下げられます。集まった回答は、そのまま案件や顧客に紐づけて管理されます。
まとめ
提案書作成の効率化でつまずきやすいのは、工程ごとに別々のツールを入れて満足してしまうことです。
一つひとつの作業が速くなっても、工程と工程のあいだに手作業が残れば、削ったはずの時間はつなぎ目で相殺されます。情報が担当者ごとに閉じてしまえば、チームで同じ品質を再現することも難しくなります。
効率化の鍵は、ツールの数ではなく情報の流れにあります。
探す、調べる、聞く、提案する、見積もるが一本の線でつながれば、同じ情報を入れ直す手間が消え、提案から見積もりまで根拠を保ったまま進められます。
ZAQRO-BACCA（ザクロバッカ）株式会社とクオン株式会社が共同開発した「AXION」は、顧客、営業先、ヒアリング、案件、提案書、見積書を業務データとしてつなげるAI業務プラットフォームです。
営業先収集から見積もりまでを一つの流れにまとめることで、分断による情報の途切れや属人化を抑えることが可能です。
自社の営業フロー全体でどこを効率化できるか整理したい方は、現状の流れを確認しながら進められますので、まずはお気軽にご相談ください。
