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シフト作成にかかる時間を半減｜AIツール導入のメリットと進め方
毎月のシフト作成に、何時間も費やしていませんか？
希望の収集や人員調整、急な欠勤への対応に追われ、本来の業務に手が回らないと感じている担当者は少なくありません。
こうした負担を根本から軽くする手段として注目されているのが、AIシフト作成ツールです。条件を設定するだけで最適なシフトを自動生成でき、作成にかかる時間を大幅に削減できます。
この記事では、シフト作成で起きやすい課題から、AIツールでできることや導入メリット、自社に合う選び方と進め方までを詳しく解説します。
⭐ 本記事は、ZAQRO-BACCA株式会社がご提供するAI執筆ツールで作成したものを編集・加筆しています。
目次
シフト作成にかかる時間と担当者の負担
シフト作成は毎月発生する定例業務でありながら、想像以上に時間と神経を使う作業です。
ここでは、シフト作成担当者がどれだけの工数を費やし、どのような悩みを抱えているかを見ていきましょう。
シフト作成にかかる平均的な時間と工数
シフト作成は単純な「表の作成」ではなく、複数の工程が積み重なった作業です。希望の収集、人員配置の調整、シフト表の作成、スタッフへの共有という4つの工程を毎月繰り返すことになります。
01
希望の収集
提出が遅れるスタッフへの催促が発生し、最も時間を奪われやすい工程です。
02
人員配置の調整
希望が重なった日の調整に追われ、数日がかりになることも珍しくありません。
03
シフト表の作成
人数が増えるほど組み合わせが複雑になり、作業時間が膨らみます。
04
スタッフへの共有
完成後の配布や伝達にも手間がかかり、変更のたびに負担が発生します。
従業員数が増えるほど組み合わせは複雑になり、作業時間は人数に比例する以上に膨らみます。10名を超える事業所では、月に数時間から十数時間をシフト作成だけに費やすケースもみられます。
シフト作成担当者が抱えやすい悩み
シフト作成の負担は時間だけではありません。担当者は精神的なストレスも抱えやすい立場にあります。
- 提出期限までに希望シフトがそろわない
- 希望が重なり調整しても全員を満足させられない
- 急な欠勤が発生し代替要員の確保に追われる
- 作成方法が特定の担当者しかわからず属人化する
これらは「誰が悪いわけでもない」のに発生し続ける構造的な悩みです。希望の偏りや突発的な欠勤は避けにくく、調整を重ねるほど担当者の負担は増していきます。
特定の担当者に作業が集中する属人化も深刻です。担当者が不在になるとシフトが組めず、業務が止まるリスクを抱えたまま運用が続いてしまいます。
シフト作成で起きやすい課題と原因
シフト作成の負担が大きくなる背景には、いくつかの共通した原因があります。
ここでは作成方法や公平性、法令の観点から課題を解説します。
手作業やExcelによる作成の限界
多くの現場では、紙やExcelを使った手作業でシフトを組んでいます。手軽に始められる一方で、規模が大きくなると限界が見えてきます。
Excelは入力ミスや関数の崩れが起きやすく、管理が複雑になるほど修正に手間がかかります。複数人で編集すると最新版がわからなくなり、共有のたびに印刷や再送が必要になる点も負担です。
作成ノウハウが特定の担当者に依存しやすいことも限界の一つです。条件が頭のなかにしかない状態では、引き継ぎが難しく属人化が進みます。
公平性と従業員満足度の課題
シフトは担当者の判断で組まれるため、無意識のうちに偏りが生じやすい作業です。この偏りが従業員の不満につながります。
希望が通りやすいスタッフと通りにくいスタッフが固定化すると、不公平感が生まれます。特定の人に負担が集中すれば、疲弊やモチベーション低下を招きかねません。
こうした不満が積み重なると、離職につながるリスクもあります。シフトの公平性は、従業員満足度や定着率に直結する重要な要素です。
法令遵守と労働時間管理の課題
シフト作成では、労働基準法などのルールを守る必要があります。手作業では確認漏れが起きやすく、見落としが思わぬリスクになります。
- 法定休日が適切に確保されているか
- 必要な休憩時間が確保されているか
- 連続勤務日数が過剰になっていないか
これらを毎回手作業でチェックするのは負担が大きく、人数が増えるほど抜け漏れのリスクも高まります。気づかないうちに法令違反となれば、企業の信頼やコンプライアンス上の問題に発展しかねません。
AIシフト作成ツールでできること
手作業の限界を超える手段として注目されているのがAIシフト作成ツールです。
ここでは、具体的にどのような機能を備えているのかをご紹介します。
AIによるシフト自動作成の仕組み
AIシフト作成ツールは、あらかじめ設定した条件をもとに最適なシフト案を自動で生成します。担当者が一つずつ手で配置する必要がありません。
設定できる条件は、必要人数やスタッフのスキル、休み希望、労働時間の上限などです。これらを登録しておくと、AIが条件を満たす組み合わせを瞬時に算出します。
担当者の作業は条件設定と最終確認が中心になります。配置そのものをAIが担うため、ゼロから手作業で組む方式とは負担が大きく変わります。
希望収集と共有の自動化
AIツールの効果はシフト作成だけにとどまりません。前後の工程である希望収集と共有も自動化できます。
スタッフは自分のスマートフォンから希望を提出でき、提出された内容は自動で集計されます。紙や口頭で集める手間がなくなり、催促の負担も軽減されます。
完成したシフトはアプリやWeb上で即時に共有でき、変更があれば通知で素早く伝えられます。配布の手間や伝達漏れを抑えられる点も大きな利点です。
急な欠勤や変更への対応
シフトは作成して終わりではなく、運用中の突発的な変更への対応も欠かせません。AIツールはこうした場面でも力を発揮します。
急な欠勤が出た際は、ツール上でヘルプを募集し、出勤可能なスタッフへ自動で通知できます。誰に連絡すべきかを一人ずつ確認する作業が不要になります。
出勤可能者をすぐ把握できるため、再調整もスムーズです。運用フェーズの負担まで軽くできることが、AIツールの強みといえます。
AIシフト作成ツール導入のメリット
機能を踏まえたうえで、導入によって担当者や現場がどう変わるのかをご紹介します。
シフト作成時間を半減できる
最大のメリットは、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できることです。複数の工程が同時に効率化されるため、効果は実感しやすくなります。
希望収集が自動化され、配置の調整もAIが担うことで、もっとも時間を要していた工程が短縮されます。完成後の共有も自動化され、再作成や修正の手間も減ります。
これまで数時間から十数時間かかっていた作業が、条件設定と確認だけで完了するようになります。空いた時間を教育や売上向上の施策に充てられる点が大きな価値です。
公平性と従業員満足度が向上する
AIは客観的な条件にもとづいて配置を行うため、担当者の主観による偏りが起きにくくなります。これが公平性の向上につながります。
希望の反映状況をデータで管理できるため、特定のスタッフに負担が集中しにくくなります。属人化も解消され、誰が作成しても一定の基準を保てます。
公平なシフトは従業員の納得感を高め、不満による離職の抑制にも役立ちます。定着率の向上は、人手不足に悩む現場ほど大きな効果を生みます。
法令遵守をサポートできる
労働時間や連続勤務日数のチェックを自動化できる点も重要なメリットです。手作業での確認漏れを防げます。
設定した上限を超えそうな場合は、アラートで知らせる機能を備えたツールもあります。担当者が一つずつ計算しなくても、ルールに沿ったシフトを組みやすくなります。
法令遵守の管理負担が軽くなることで、コンプライアンス上のリスクも抑えられます。安心して運用できる体制づくりにつながります。
シフト作成ツールの選び方
AIシフト作成ツールは数多く提供されており、自社に合うものを選ぶことが成功の鍵です。
ここでは、押さえておきたい選定のポイントをご紹介します。
POINT 1
業種・規模との適合
業種ごとの条件や、役割・資格による配置に対応できるかを確認します。
POINT 2
操作性・サポート
スタッフが直感的に操作でき、導入後の支援体制が整っているかが鍵です。
POINT 3
費用対効果・連携
料金体系と既存システムとの連携を踏まえ、効果に見合うか判断します。
自社の業種や規模に合うか確認する
ツールによって得意とする業種や想定する規模は異なります。まずは自社の現場に合うかを確認しましょう。
飲食や小売、介護や看護など、業種ごとに求められる条件は変わります。役割や資格による配置が必要な現場では、それに対応できる機能があるかが重要です。
従業員数やシフトの複雑さに見合った規模かも確認してください。必要な機能を見極め、過不足のないツールを選ぶことが失敗を防ぎます。
操作性とサポート体制を確認する
どれほど高機能でも、現場で使いこなせなければ意味がありません。操作性と導入後のサポートは必ず確認しておきたい項目です。
スタッフがスマートフォンから直感的に操作できるかは、定着を左右します。入力や希望提出が複雑だと、運用が続かない原因になります。
導入時のサポートや問い合わせ対応の手厚さも見ておきましょう。困ったときに相談できる体制があれば、安心して運用を始められます。
費用対効果と既存システム連携を確認する
費用は選定の大きな判断材料です。料金体系を理解し、効果に見合うかを見極めましょう。
無料で使えるものから高機能な有料ツールまで幅があります。削減できる作業時間や負担を踏まえ、費用対効果で判断することが大切です。
勤怠管理や給与計算など、既存システムと連携できるかも確認してください。連携できれば二重入力が減り、業務全体の効率化につながります。
AIシフト作成ツール導入の進め方
実際に導入を進める際は、段階を踏むことで失敗を防げます。ここでは具体的な進め方を見ていきましょう。
1
現状の課題と必要機能を整理する
2
スモールスタートで試験導入し、定着を図る
3
専門家に相談しながら本格導入を進める
現状の課題と必要機能を整理する
導入の第一歩は、自社の課題を明確にすることです。何に困っているかが曖昧なまま選ぶと、ツールが現場に合いません。
まずは時間がかかっている工程や、起きやすいトラブルを棚卸しします。そのうえで、解決に必要な機能の優先順位を整理しましょう。
関係者と認識をそろえておくことも欠かせません。現場の意見を反映しておくと、導入後の定着がスムーズになります。
スモールスタートと定着のコツ
いきなり全社へ展開するのではなく、小さく始めることをおすすめします。リスクを抑えながら効果を確かめられます。
まずは一部の店舗や部署で試験的に導入し、使い勝手を確認します。運用ルールを整え、現場のフィードバックを反映しながら調整しましょう。
効果を確認できた段階で対象を広げれば、無理なく定着が進みます。段階的な導入は、現場の混乱を防ぐうえでも有効です。
専門家に相談しながら導入する
自社に合うツールを見極め、定着まで導くのは簡単ではありません。迷ったときは専門家の支援を受けることが近道です。
ZAQRO-BACCA（ザクロバッカ）株式会社では、AIによるシフト作成ツールをご提供。課題整理から導入後の運用まで伴走支援を行っております。
業種や規模に応じた最適なご提案をさせていただきますので、初めての導入でも安心して進めていただけます。
シフト作成の負担にお悩みのご担当者様は、まずはお気軽にご相談ください。
【FAQ】シフト作成ツールに関するよくある質問
シフト作成ツールの導入で、よくいただくご質問を、回答とともにご紹介します。
Q. 小規模店舗でもAIシフト作成ツールは使える？
はい、小規模店舗でも十分に効果を得られます。人数が少なくても、希望収集や調整、共有といった工程は発生するため、自動化による時短メリットがあります。
ツールによっては少人数向けのプランや無料プランも用意されています。自社の規模に合った料金体系のものを選べば、無理なく導入できます。
ツールによっては少人数向けのプランや無料プランも用意されています。自社の規模に合った料金体系のものを選べば、無理なく導入できます。
Q. ExcelからAIツールへ乗り換えると何が変わる？
最大の違いは、配置の調整やチェックを自動化できる点です。Excelでは手作業だった希望の集計や人員配置を、AIが条件に沿って自動で行います。
入力ミスや関数の崩れといったトラブルも減り、最新版の共有もスムーズになります。属人化が解消され、誰でも一定の品質でシフトを組めるようになります。
入力ミスや関数の崩れといったトラブルも減り、最新版の共有もスムーズになります。属人化が解消され、誰でも一定の品質でシフトを組めるようになります。
Q. 導入にかかる費用の目安は？
料金体系はツールによって幅があり、無料のものから従業員数に応じた月額制のものまでさまざまです。機能が充実するほど費用も上がる傾向にあります。
判断のポイントは費用そのものより費用対効果です。削減できる作業時間や負担を金額に換算し、見合うかどうかで検討するとよいでしょう。
判断のポイントは費用そのものより費用対効果です。削減できる作業時間や負担を金額に換算し、見合うかどうかで検討するとよいでしょう。
Q. スタッフがツールを使いこなせるか不安
多くのAIツールは、スタッフが自分のスマートフォンから直感的に操作できるよう設計されています。希望提出やシフト確認は数タップで完了します。
導入時のサポートが充実したツールを選べば、定着もスムーズです。操作に不安がある場合は、サポート体制の手厚さを基準に選ぶと安心です。
導入時のサポートが充実したツールを選べば、定着もスムーズです。操作に不安がある場合は、サポート体制の手厚さを基準に選ぶと安心です。
まとめ
シフト作成は、希望収集から調整、作成、共有まで多くの工程を抱え、担当者に大きな負担がかかる業務です。手作業やExcelでは、公平性や法令遵守の面でも課題が生じやすくなります。
AIシフト作成ツールを導入すれば、これらの工程を自動化し、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できます。公平な配置や法令遵守のサポートも実現し、従業員満足度の向上にもつながります。自社に合うツールを選び、段階的に導入を進めることが成功の鍵です。
ZAQRO-BACCA（ザクロバッカ）株式会社では、AIによるシフト作成ツールの提供から、課題整理・ツール選定・導入後の運用まで一貫して伴走支援しております。
業種や規模に応じた最適な提案ができるため、初めての導入でも安心して進めていただけます。
シフト作成の負担を根本から減らしたいご担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。
